予定は重なっていないのに間に合わない。ADHDの予定管理に、移動と準備の時間を入れる

予定表に会議や約束は入っていても、その間にすることは載っていない場合があります。前の会議のメモを残す、別の部屋へ移る、資料を開く。予定の時間が重なっていなくても、こうした動作が入ると間に合わないことがあります。

空白をすべて仕事で埋める前に、前後の予定をつなぐ時間を確かめてみます。ここで入れる余白は、決まった分数の休憩ルールではありません。自分の予定に必要な移動や準備を、予定表でも見えるようにするための時間です。

具体的な手順

1. 続いている予定を2つだけ見る

   1週間分を一度に直す必要はありません。まず明日の予定から、間隔が短い2つを選びます。それぞれの場所、使う道具、終わったあとに残る作業を確認します。オンライン会議でも、接続先を変えたり資料を切り替えたりする時間は必要です。

   一見余裕があっても、外出や食事を挟むなら使える時間は変わります。予定の名称だけを見ず、その間に実際に何をしているか思い出します。迷ったら、前回の同じような日の動きを手がかりにします。

   自宅での用事でも同じです。買い物から帰った直後に別の予定を入れるなら、荷物を運ぶ、食品をしまうなどの動作が残ります。会議に限らず、実際の始まりと終わりが予定表の時刻と合っているかを確かめます。

2. 移動・片づけ・準備を具体的に書く

   「余白」とだけ書くより、「会議室へ移動」「議事メモを残す」「次の資料を開く」のように動作名を付けると、何のために取った時間かを思い出せます。複数ある場合は、必要な順番に並べます。

   すべてを細かな予定に登録する必要はありません。「移動と準備」として1つにまとめ、詳細を予定の説明欄に残す方法もあります。共有カレンダーに入れる場合は、職場の公開範囲や予定の扱いに合わせてください。必要以上の個人情報は書かなくて構いません。

手順と例を図で整理する

3. 空き時間に収まるかを確かめる

   必要な動作にかかる時間を考え、予定と予定の間に置けるかを見ます。移動が15分かかるのに空きが5分なら、予定表の色が重なっていなくても調整が必要です。開始時刻、場所、参加方法などを関係者に相談します。

   調整できない予定があるときは、全部の準備を省くのではなく、前日に済ませられることや、別の人に頼めることを確認します。食事や必要な休憩を毎回削る前提にはしません。空いて見えるから引き受けられる、とは限らないためです。

4. 使ってみた結果で、次回の幅を変える

   1日終えたら、追加した時間が足りたかを1か所だけ確認します。会議が延びた、部屋が遠かった、接続準備がすぐ済んだなど、事情を短く残します。予定どおりにならなかったことを失敗とせず、次の設定に使います。

   必要がなくなった余白まで固定して残す必要はありません。一方、早く終わった空白を、毎回新しい約束で埋めなくても構いません。急な変更に対応する時間や、何もせず休む時間として使うことも選択肢です。

たとえば、こんなふうに

合わないときは

余白を入れる権限がない場合は、予定を勝手に動かさず、必要な移動や準備の時間を担当者に伝えます。予定表への入力が負担なら、続く予定の横に「移動あり」と書くところからでも十分です。まずは繰り返し慌てる組み合わせを1つ見直してみてください。