ADHDで仕事が終わらないときは、完成の条件を先に決める

資料の色を整えていたら、文章や図も気になって終わらなくなる。家の片づけでも、棚を拭き始めたはずが引き出しの整理まで広がることがあります。始める動作が決まっていても、終わりが曖昧だと作業は膨らみます。

今回は、着手する前に完成の条件を書いておく方法です。出来栄えを一律に下げるということではありません。その作業を誰が何に使うのかを確かめ、今回必要な範囲を決めます。条件を3つに収めるのが難しければ、まず1つだけでも構いません。

具体的な手順

1. 受け取る人と用途を確かめる

   「会議用の資料」という情報だけでは、何を書けばよいか決まりません。状況を報告する資料なのか、それとも選択肢を比べて決めてもらう資料なのかを書き分けます。自分用のメモなら、あとで何が分かれば困らないかを考えます。

   依頼された仕事であれば、提出形式や必須の項目を相手に確認しましょう。確認が取れていない部分を、自分の判断だけで削ってはいけません。「今回は数字と結論が分かる1枚でよいですか」のように具体案を添えると、相談する内容を絞りやすくなります。

2. 確認できる条件を3つ以内で書く

   「分かりやすくする」「きれいにする」といった目標では、達成できたかどうかを判定しにくいものです。「比較する金額が入っている」「次に決めたいことが1行ある」「送付先を確認した」のように、目で見て確かめられる状態にしておきます。

   条件は作業メモの上部に置きます。途中で見失うなら、作業しているファイルの冒頭でも構いません。ただし他人に渡す前には、そのメモを残すか消すかを確認します。職場の機密を私用のメモへ移す必要はありません。

   家庭の用事でも使えます。たとえば来客前なら、部屋全体を片づける代わりに「座る場所と通り道を空ける」を今回の条件にします。やらない範囲も決めておくと、別の棚の整理を始めそうになったときに戻る目安になります。

手順と例を図で整理する

3. 気になった追加作業を別に置く

   作業中に見つけた修正は、今の条件に必要かどうかで分けます。数字の誤りや読めない文字は直す必要があります。一方、色の別案や追加の参考資料などは「余裕があれば」の欄に短く残せます。

   別の欄に書く目的は、その案を必ず実行することではありません。今の作業に混ぜず、あとで必要性を判断できるようにするためです。新しい依頼が加わった場合は、条件も見直し、増えた分の時間を相手と相談します。

4. 条件を満たしたら、渡す動作まで進める

   条件を1つずつ確認したら、保存、送付、所定の場所に置くなど、その仕事で必要な最後の動作をします。ファイルができた段階と、相手に届いた段階を分けて考えると、送付だけ残る状態を見つけやすくなります。

   提出前の確認が必要な仕事では、その確認も条件に含めます。専門家や上司の確認を省くための方法ではありません。条件を満たしても不安が強いときは、無制限に見直す代わりに、何が未確認なのかを1行にして相談します。

たとえば、こんなふうに

仕事・提出する物：
受け取る相手：
相手が何に使うか：
期限：

【ここまでできたら渡す】
□ 必要な内容：
□ 満たす形式・品質の基準：
□ 提出前に必要な確認（誰に・何を）：

【余裕があれば考える】
追加したいこと：
今回は見送ること：

【最後の動作】
渡す場所・方法：
渡したか：未／済

条件を満たせないときの相談先：

合わないときは

条件を書くこと自体に時間がかかるなら、「今日これを渡した相手が、何をできればよいか」だけを答えてみます。安全や品質の決まりがある作業は、その基準を優先してください。期限内に必要な条件を満たせない見通しなら、作業範囲や期限を早めに相談します。