会議後に自分の担当が分からなくなるときは、メモを3つに分ける

会議では話を聞きながら、資料を見て、必要なことを書く場面が重なります。発言を順番に書いたものの、会議が終わると「自分は何をすればよいのか」が分からないこともあります。まず、あとで使う情報の置き場所を決めてみます。

NHSは職場での支援例として、口頭の説明に書面の指示を添える方法を挙げています。ここではその背景を参考に、個人の会議メモを3項目に分ける手順を編集部が提案します。公式の議事録を任された場合は、必要な記載事項や職場の様式を先に確認してください。

具体的な手順

1. 会議の前に3つの見出しを置く

   メモの上から「決定」「自分の作業」「質問」と書き、それぞれ数行分を空けます。紙なら線を2本引くだけで構いません。議題や資料のリンクも、同じページの冒頭に残しておくと、あとで話題を確かめられます。

   「決定」には参加者の間で確定したこと、「自分の作業」には自分の担当と期限、「質問」には聞き取れなかったことや未確認の条件を書きます。まだ案として出ている話を、決定欄に入れないようにします。最初から項目を埋める必要はなく、決まらなかった欄は空いていても構いません。

   会議が長い場合は、議題ごとに同じ3項目を繰り返してもよいでしょう。見た目をきれいに整えるために、話を聞く時間を使いすぎない形を選びます。

2. 発言の全文より、担当と条件を残す

   「資料を直す」だけでは、次の動作を決めにくくなります。「自分：料金表の3行目を修正、金曜12時まで」のように、対象、動作、期限を短く並べます。担当者が別の人なら、そのことも区別します。

   書いている間に話を逃したら、空白や「？」を残して聞く方に戻ります。推測で文章を完成させる必要はありません。議題が変わる前や質問の時間に「担当は私で、期限は金曜12時という理解で合っていますか」と確認します。すぐ聞けない疑問は、確認する相手の名前と一緒に質問欄へ置きます。

手順と例を図で整理する

3. 終わりに確認し、作業の予定へ移す

   会議の最後に、自分が受け持つ項目だけ読み返します。期限がなければ尋ね、決定なのか検討中なのか曖昧な項目も確認します。質問が残った場合は、返事を待たずに着手してよい範囲まで聞いておきます。

   会議が終わったら、自分の作業を普段使っている予定表や仕事一覧へ移します。メモと予定表の両方で別々に進み具合を管理せず、実行を管理する場所を1つにします。メモには移した先の名前を残す程度で十分です。共有する場合は、確認済みの決定と未確認の質問が混ざっていないか見直します。

たとえば、こんなふうに

会議名・日付：
議題・元資料：

【決定】
確定したこと：

【自分の作業】
何を・どうする：
期限（日付・時刻）：
確認する相手：

【質問】
まだ決まっていないこと・聞き取れなかったこと：
誰に確認するか：
いつ確認するか：
返事を待つ間に進めてよい範囲：

【会議後】
自分の作業を移す予定表・仕事一覧：
移したか：未／済

合わないときは

3つに分けること自体が忙しいときは、その場では「自分の担当」だけ残し、公式の議事録で補います。会議中に書けない場合は、決定事項を短く共有してもらえるか相談してもよいでしょう。

録音や自動文字起こしを使うなら、職場の規則、参加者への説明、データの扱いを確認します。個人のメモにも機密情報や他人の情報が含まれます。自分の外部サービスへ無断で転記せず、職場で認められた保存先を使ってください。