長い資料が頭に入らないときは、読む前に知りたいことを決める

会議前に届いた長い資料を開き、1ページ目から丁寧に読んでいるうちに時間がなくなる。見覚えはあるのに、聞かれた内容がどこにあったか分からない。そんなときは、読む前に今回の用事を決めてみます。

Open Universityの学習案内は、読む目的を意識し、資料を概観してから詳しく読む進め方を紹介しています。ここでは仕事の資料に当てはめ、目的、見出し、必要箇所の順に読む例を示します。全体の確認が求められる文書を、都合のよい箇所だけ読んで済ませる方法ではありません。

具体的な手順

1. 知りたいことと、読む範囲を確かめる

   「この資料を読む」から一歩進めて、「会議で変更点を説明する」「申請に必要な書類を確認する」など、読んだ後の用事を1行にします。頼まれて読む資料なら、全文の確認が必要なのか、特定の質問に答えればよいのかを相手に確認します。

   問いがいくつもある場合は、最初に確かめるものを選びます。「変更日はいつか」「自分の担当に影響があるか」のように短く書くと、読み終わりに答えが見つかったか確かめられます。目的が曖昧なまま細部を覚えようとせず、必要な確認事項を先に置きます。

2. 目次と見出しから、資料の構成を見る

   本文へ入る前に、目次、見出し、図表の題名、冒頭の説明を見ます。問いに関係しそうな章へ印を付け、ページ番号をメモします。見出しだけでは分からなければ、その章の最初の段落を読みます。

   PDFの検索機能で言葉を探すこともできますが、見つかった一文だけで判断しないようにします。同じ言葉が別の意味で使われていたり、前のページに条件があったりするためです。探す語が見つからないときは、別の表現や目次を手掛かりにします。見出しを確認する段階で、すべての箇所へ線を引く必要はありません。

手順と例を図で整理する

3. 必要な箇所を読み、答えと根拠を並べる

   選んだ章を、前後の説明と合わせて読みます。数字や結論が出てきたら、対象、期間、例外、注記も確認します。最初に書いた問いの横へ「答え」と「根拠のページ」を短く残すと、会議中にも元の説明へ戻れます。

   本文を読んでも答えがない場合は、「資料では確認できない」と書き、誰に聞くかを残します。意味が分からない用語を想像で埋めず、用語集や作成者に確認します。全体を読む必要がある仕事なら、この後に残りの章へ進みます。今回読んだ範囲と、まだ読んでいない範囲も区別しておきます。

たとえば、こんなふうに

合わないときは

必要箇所を選ぶことが難しければ、作成者に最初に読む章を教えてもらったり、内容を短く説明してもらったりします。読む環境に合わせて文字を大きくする、印刷する、認められた読み上げ機能を使う方法もあります。

契約、金額、安全手順など、読み落としの影響が大きい文書では、全文確認や担当者の説明を優先します。部分読みだけで重要な判断をしないでください。疲れて同じ行を繰り返すときは、読む範囲を増やさず、続きの場所を残して休むことも選べます。